Wat zie je hier
Onder Mijn Bedrijf vind je het onderdeel Details. Het scherm heet Bedrijfsgegevens en toont een formulier met de identiteit van je bedrijf: Bedrijfsnaam, Registratie nummer, Postcode, Plaats, Adres, Privacy mailbox, URL privacyverklaring en Sector.
Het formulier is standaard vergrendeld. Je ziet de melding “Deze gegevens zijn vergrendeld”, met de uitleg dat dit onbedoelde wijzigingen voorkomt. Die gegevens zijn belangrijk: ze worden letterlijk overgenomen in je privacyverklaringen en je verwerkingsregister, dus een fout hier komt terecht in je wettelijk verplichte documentatie.
Verder op de pagina staan een aantal onderdelen die je meestal met rust laat: Beheerd door (of je via een reseller werkt), Partner API-toegang voor integraties, en helemaal onderaan Verwijder company account.
Wat wordt van je verwacht
- Ontgrendel en controleer. Klik op Ontgrendel gegevens om het formulier te openen. Loop elk veld na. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Ontbreekt een verplicht veld, dan zie je “Uw wijzigingen kunnen nog niet worden opgeslagen” met de lijst van velden die je nog moet invullen.
- Zet een privacy mailbox op. We raden een apart adres aan, bijvoorbeeld privacy@mijnbedrijf.be. Zo krijgen GDPR-gerelateerde verzoeken (de GDPR wordt ook AVG genoemd) hun eigen kanaal en gaat er niets verloren in de dagelijkse stroom e-mails in je gewone inbox. Dit adres wordt vermeld in je privacyverklaring.
- Vul de URL van je privacyverklaring in. Zodra je verklaring online staat, plak je hier de link. GDPRWise gebruikt die om op het scherm GDPR Documenten te controleren of de gepubliceerde versie nog actueel is.
- Wijzig de sector alleen als ze fout is. Via Wijzig sector kies je een andere sector. Weet dat dit impact heeft op je documentatie: bepaalde sectorspecifieke aspecten zitten in je documenten en in de voorgestelde processen. Vind je je sector niet, lees dan wat je doet als je sector niet in de lijst staat.
- Genereer je documenten opnieuw. Na een wijziging krijg je de melding “Gegevens gewijzigd. U dient alle documenten opnieuw te genereren om deze wijzigingen door te voeren.” met de knop Ga naar GDPR Documenten. Doe dat meteen, anders blijft je oude adres of naam in de gepubliceerde versie staan.
Klaar ben je wanneer alle verplichte velden ingevuld zijn, de waarschuwing over onvolledige gegevens verdwenen is en je documenten opnieuw gegenereerd zijn.
Volgende stap
Wil je collega’s toegang geven? Dat regel je op het scherm Beheerders, zie team en rollen beheren. Staat je privacyverklaring nog niet online, lees dan hoe je je privacyverklaring publiceert.
Bekijk de video
De video over Mijn Bedrijf toont in goed een minuut hoe je de gegevens ontgrendelt en aanpast: bekijk de video over Mijn Bedrijf.