Wat zie je hier
In het menu staat Verwerkingsovereenkomsten als apart item, net onder GDPR Documenten. Klik je erop, dan opent de app de pagina GDPR Documenten met het tabblad Verwerkingsovereenkomsten actief. Het is dus geen eigen scherm, maar een tabblad naast Kerndocumenten, Sjablonen & hulpmiddelen en Zegels & widgets.
Dit tabblad is het register van al je verwerkingsovereenkomsten. Voor elke derde partij waarmee je persoonsgegevens deelt, en voor elke partij die gegevens met jou deelt, hoort er onder de GDPR (ook AVG genoemd) een overeenkomst te zijn die vastlegt wie verwerkingsverantwoordelijke is, wie verwerker, en welke gegevens het betreft. GDPRWise stelt die overeenkomst op uit je dossier en stuurt de andere partij een link om ze na te lezen. De rijen komen van de schermen Processen die we delen met anderen en Processen die anderen delen met ons.
Elke rij toont de derde partij, het proces, de Richting (gegevens die jij deelt of die anderen met jou delen), het aantal gegevens, de Status en het Document. De status is een van deze:
- Niet Verzonden: de overeenkomst is opgesteld, maar het verzoek is nog niet vertrokken.
- Nog te aanvaarden: het verzoek is verstuurd en de andere partij heeft nog niet geantwoord. De link in haar e-mail is 30 dagen geldig.
- Wijzigingen gevraagd: de andere partij vroeg wijzigingen. Jij bent aan zet.
- Aanvaard: een versie van de overeenkomst is aanvaard en vastgelegd.
- Afgewezen: de andere partij weigerde, met een reden.
- Verlopen: de link liep af voor de andere partij antwoordde.
- Ingetrokken: je trok het verzoek in.
- Gefaald: de e-mail met het verzoek kon niet worden afgeleverd.
Bij een concept biedt de kolom Document Bekijk concept. Is een verzoek verstuurd, dan opent het documenticoon de overeenkomst zelf: de huidige versie, eerdere versies met hun wijzigingen, en de geschiedenis van elk antwoord, bericht en besluit van beide kanten. Een aanvaarde versie download je daar als pdf. Heb je in het Derden Dossier aangevinkt dat er al een overeenkomst bestaat, bijvoorbeeld de standaardovereenkomst van Microsoft of Google op hun website, dan genereert GDPRWise er geen eigen versie van.
Wat wordt van je verwacht
Het tabblad is een overzicht, maar het toont ook waar actie nodig is:
- Kijk na of elke derde partij uit je dossier hier een overeenkomst heeft. Staat er Niet Verzonden, verstuur het verzoek dan vanuit het uitgaande scherm van het Derden Dossier.
- Open elke overeenkomst met Wijzigingen gevraagd. Lees wat de andere partij vraagt en antwoord: met Tekst bewerken pas je de tekst zelf aan, met Opnieuw aanmaken uit het dossier onder Meer acties nadat je het dossier corrigeerde, of met Een bericht sturen als woorden volstaan. Bij bewerken bevestig je eerst Ik neem de verantwoordelijkheid, want GDPRWise staat niet langer in voor bewerkte tekst.
- Bij een overeenkomst die een ander bedrijf jou stuurde, betekent Nog te aanvaarden dat het op jouw antwoord wacht. Open ze en aanvaard, vraag wijzigingen of weiger.
- Bij Verlopen of Gefaald controleer je het e-mailadres van de ontvanger op de kaart in het Derden Dossier en verstuur je het verzoek opnieuw. Bij Afgewezen lees je de reden, pas je het proces of de tekst aan en stuur je een verbeterde versie.
- Download de aanvaarde versies en bewaar ze bij je administratie. Bij een controle door de Gegevensbeschermingsautoriteit of de Autoriteit Persoonsgegevens zijn de aanvaarde pdf en de vastlegging van de aanvaarding (wie welke versie wanneer aanvaardde) je bewijs.
Het volledige verloop, ook wat de andere partij ziet, lees je in Zo werken verwerkingsovereenkomsten in GDPRWise. Zoals overal in GDPRWise wordt alles automatisch opgeslagen.
Volgende stap
Toont elke derde partij Aanvaard, of een bestaande overeenkomst die je zelf registreerde, dan is dit tabblad klaar. Ga dan naar het tabblad Kerndocumenten op dezelfde pagina om je privacyverklaring en verwerkingsregister te genereren; ook die documenten putten uit je Derden Dossier. Achtergrond over waarom je met elke partij een overeenkomst nodig hebt, lees je in Je Derden Dossier: Met wie worden gegevens gedeeld?.
Bekijk de video
De video over het Derden Dossier toont hoe een verwerkingsovereenkomst vanuit het dossier wordt opgesteld en verstuurd: bekijk de video over het Derden Dossier.