Je spreekt met een sterke kandidaat, maar iemand anders past beter bij de openstaande functie. Zes maanden later komt er een nieuwe positie vrij. Kun je dan gewoon het oude cv bovenhalen en contact opnemen?
Ja, als je het goed opzet. Afgewezen kandidaten bijhouden voor toekomstige rekrutering is een apart doeleinde, en het werk zit in die beslissing bewust nemen in plaats van ze later te ontdekken.
De oorspronkelijke sollicitatie heeft een doeleinde
Solliciteert een kandidaat voor een bepaalde job, dan is het onmiddellijke doeleinde helder: beoordelen of hij geschikt is voor die vacature.
Zodra de procedure is afgerond, houdt dat doeleinde grotendeels op.
De informatie van de kandidaat bijhouden omdat er later misschien een geschikte vacature opduikt, is een nieuw of bijkomend doeleinde.
Dat maakt het niet automatisch onrechtmatig. Het betekent dat je het goed moet beheren, net zoals je beheert hoelang je het cv van een kandidaat bewaart nadat de procedure is afgesloten.
Wees transparant
Kandidaten horen te weten of hun informatie bewaard kan blijven voor toekomstige rekrutering.
Leg uit:
- Waarom je ze wil bijhouden
- Welke informatie je bewaart
- Hoelang je ze bewaart
- Wie er toegang toe heeft
- Hoe kandidaten hun GDPR-rechten kunnen uitoefenen
Vermijd vage formuleringen waarmee je sollicitaties eeuwig zou kunnen bijhouden.
Heb je altijd toestemming nodig?
Nee. Twee rechtsgronden werken hier.
Toestemming is meestal het eenvoudigst voor een kleinere werkgever: vraag de kandidaat op het moment van de afwijzing of je zijn gegevens mag bijhouden voor toekomstige vacatures. Gerechtvaardigd belang werkt ook, op voorwaarde dat je een belangenafweging maakt en vastlegt, kandidaten duidelijk informeert en hen laat bezwaar maken.
Wat telt, is dat je kiest voordat je het dossier bijhoudt. Heb je toestemming nodig om een cv te bewaren? zet beide routes op een rij en legt uit wanneer welke past.
Bepaal een vervaldatum
Een bruikbare talent pool heeft een levenscyclus.
Een cv dat drie jaar geleden zeer relevant was, kan nu een oude functietitel, verouderde vaardigheden en achterhaalde contactgegevens bevatten.
Bepaal een bewaartermijn. Verwijder de informatie op het einde daarvan, of vraag de kandidaat waar dat past of hij in de talent pool wil blijven. Je bewaartermijnenbeleid is de natuurlijke plek om die termijn vast te leggen.
Houd enkel bruikbare informatie bij
Je hebt het volledige oorspronkelijke rekruteringsdossier waarschijnlijk niet nodig.
Interne notities van gespreksleiders, oude assessments en ander materiaal dat voor de eerste vacature werd verzameld, zijn niet nodig om de kandidaat over een nieuwe kans aan te spreken.
Pas minimale gegevensverwerking toe op de talent pool zelf.
Maak vertrekken eenvoudig
Kandidaten moeten je op een eenvoudige manier kunnen laten weten dat ze niet langer voor toekomstige vacatures in aanmerking willen komen.
Maakt iemand bezwaar of trekt hij zijn toestemming in waar die je grond is, zorg er dan voor dat het verzoek alle betrokken systemen bereikt.
Een talent pool is een databank, geen map
Is jouw “talent pool” gewoon een mailbox met jaren oude sollicitaties, dan is het tijd om te ordenen.
Bepaal het doeleinde, de rechtsgrond, de bewaartermijn, de toegangsrechten en het verwijderproces, en behandel het als een echte verwerkingsactiviteit op zich.
GDPRWise helpt werkgevers rekrutering en talent pool apart te documenteren, zodat elke activiteit een helder doeleinde, een rechtsgrond en een bewaarregel heeft.
GDPRWise registreert rekrutering en talent pool als afzonderlijke activiteiten, elk met een eigen rechtsgrond en bewaarregel.