Regel 2 von 4
Sie wissen jetzt, dass Sie so wenig Daten wie möglich erheben müssen (Regel 1). Bei der zweiten Grundregel geht es um Offenheit: Transparenz.
- checkDatenminimierung
- 2Transparenzdieses Modul
- 3Sicherheit
- 4Betroffenenrechte
Transparenz
Informieren und sensibilisieren. Menschen haben das Recht zu wissen, welche Daten Sie über sie nutzen, wie und warum. Und Sie haben die Pflicht, es ihnen klar zu sagen.
- check_circleWarum Sie proaktiv und in klarer Sprache informieren müssen
- check_circleWelche Dokumente dazugehören
- check_circleWen Sie informieren und wie lange Sie Daten aufbewahren dürfen
Klare, verständliche Sprache
Sie müssen konkret und verständlich informieren, passend zu Ihrer Zielgruppe.
Also: keine verschachtelten Sätze und keine vagen juristischen Pauschalformulierungen. Schreiben Sie so, wie Sie mit einer Kundin oder einem Kunden sprechen würden.
Wenn Ihre Zielgruppe Ihre Datenschutzerklärung nicht versteht, erfüllen Sie die Transparenzregel nicht, egal wie juristisch korrekt sie ist.
Proaktiv sein
Sie warten nicht, bis jemand fragt, sondern informieren von sich aus. In der Praxis:
- Eine DatenschutzerklärungDas Dokument, das beschreibt, welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten, wie und warum, und welche Rechte betroffene Personen haben. Passen Sie sie an Ihr eigenes Unternehmen an; eine allgemeine Vorlage reicht nicht.Eine Datenschutzerklärung erstellenarrow_forward auf Ihrer Website: welche Daten, wie, warum und welche Rechte die betroffenen Personen haben.
- Separate Datenschutzhinweise für BeschäftigteDatenschutzhinweise speziell für Ihre Mitarbeitenden: Sie erklären, welche Daten Sie als Arbeitgeber verarbeiten (Gehalt, Beurteilungen, Anwesenheit, …), warum, wie lange und welche Rechte Ihre Beschäftigten haben. Fügen Sie sie als Anlage zum Arbeitsvertrag bei.Datenschutzhinweise für Beschäftigte: was Sie mitteilen müssenarrow_forward, als Anlage zum Arbeitsvertrag.
- Ein AuftragsverarbeitungsvertragEin Vertrag mit Dienstleistern, die in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten (Ihre Auftragsverarbeiter). Nötig, wenn Sie Daten weitergeben, z. B. an Softwareanbieter.Was ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag?arrow_forward, wenn Sie Daten weitergeben, z. B. an Dienstleister.
- Interne Sensibilisierung, z. B. eine jährliche DSGVO-Schulung für alle Mitarbeitenden.
Mit diesem Kurs arbeiten Sie bereits an dieser Sensibilisierung. Geben Sie ihn an Ihre Kolleginnen und Kollegen weiter, damit das ganze Team an Bord ist.
Transparent gegenüber wem? Und wie lange dürfen Sie Daten aufbewahren?
Bestehende und künftige Beteiligte: Kunden und Interessenten, Mitarbeitende und Bewerber, Lieferanten und potenzielle Lieferanten sowie Dritte aller Art.
Teilen Sie für jeden Prozess klar mit, wie lange Sie Daten aufbewahren, und bewahren Sie sie nicht länger auf als unbedingt nötig. Beispiel: Unterlagen abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber löschen Sie in der Regel nach etwa 6 Monaten.
In der Praxis: So gehen Sie vor
- Stellen Sie eine Datenschutzerklärung für Kunden und Datenschutzhinweise für Beschäftigte bereit, zugeschnitten auf Ihr Unternehmen.
- Führen Sie ein Verzeichnis von VerarbeitungstätigkeitenEine einfache Übersicht, welche personenbezogenen Daten Sie wofür nutzen. Es ist die Grundlage, um transparent zu sein und die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen.Verarbeitungsverzeichnis: Brauche ich eines?arrow_forward darüber, welche Daten Sie wofür nutzen.
- Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, wenn Sie Daten an Dritte weitergeben.
- Lassen Sie Führungskräfte und Mitarbeitende jährlich eine DSGVO-Sensibilisierungsschulung absolvieren.
„Hat sich darum nicht mein Webentwickler gekümmert?“
„Mein Webentwickler hat eine Datenschutzerklärung und ein Cookie-Pop-up online gestellt, also bin ich DSGVO-konform, hat er gesagt.“
„Wir heben alles auf, man weiß ja nie“
„Bewerbungen von Kandidaten, die wir nicht eingestellt haben, heben wir jahrelang auf, man weiß ja nie.“
Das nehmen Sie aus Modul 4 mit
- boltInformieren Sie proaktiv und in klarer, verständlicher Sprache, passend zu Ihrer Zielgruppe.
- boltStellen Sie eine Datenschutzerklärung für Kunden und Datenschutzhinweise für Beschäftigte bereit, führen Sie ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge ab, wenn Sie Daten weitergeben.
- boltInformieren Sie alle Beteiligten: Kunden, Interessenten, Mitarbeitende, Bewerber, Lieferanten und Dritte.
- boltTeilen Sie die Aufbewahrungsfrist mit und bewahren Sie Daten nicht länger auf als unbedingt nötig.
Modul 4 abgeschlossen 🎉
Sie wissen jetzt, wie Sie transparent informieren und welche Dokumente dazugehören. In Modul 5 geht es um die dritte Regel: Sicherheit.
Auf dem Weg zum Übungsquiz „DSGVO-Grundlagen für KMU“
Schließen Sie alle 8 Module ab und machen Sie das kostenlose Übungsquiz. Die offizielle Prüfung mit Teilnahmebestätigung finden Sie in den kostenpflichtigen Plänen der GDPRWise-App.