Skip to content
Schritt 1 / –
hub Das Wesentliche

Regel 2 von 4

Sie wissen jetzt, dass Sie so wenig Daten wie möglich erheben müssen (Regel 1). Bei der zweiten Grundregel geht es um Offenheit: Transparenz.

group Personenbezogene Daten
  1. check Datenminimierung
  2. 2 Transparenz dieses Modul
  3. 3 Sicherheit
  4. 4 Betroffenenrechte
flag Einführung

Transparenz

Informieren und sensibilisieren. Menschen haben das Recht zu wissen, welche Daten Sie über sie nutzen, wie und warum. Und Sie haben die Pflicht, es ihnen klar zu sagen.

target Was Sie in diesem Modul lernen
  • check_circle Warum Sie proaktiv und in klarer Sprache informieren müssen
  • check_circle Welche Dokumente dazugehören
  • check_circle Wen Sie informieren und wie lange Sie Daten aufbewahren dürfen
menu_book Theorie · 1 von 4

Klare, verständliche Sprache

Sie müssen konkret und verständlich informieren, passend zu Ihrer Zielgruppe.

Also: keine verschachtelten Sätze und keine vagen juristischen Pauschalformulierungen. Schreiben Sie so, wie Sie mit einer Kundin oder einem Kunden sprechen würden.

info Merken Sie sich

Wenn Ihre Zielgruppe Ihre Datenschutzerklärung nicht versteht, erfüllen Sie die Transparenzregel nicht, egal wie juristisch korrekt sie ist.

menu_book Theorie · 2 von 4

Proaktiv sein

Sie warten nicht, bis jemand fragt, sondern informieren von sich aus. In der Praxis:

  • Eine Datenschutzerklärung Das Dokument, das beschreibt, welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten, wie und warum, und welche Rechte betroffene Personen haben. Passen Sie sie an Ihr eigenes Unternehmen an; eine allgemeine Vorlage reicht nicht. Eine Datenschutzerklärung erstellenarrow_forward auf Ihrer Website: welche Daten, wie, warum und welche Rechte die betroffenen Personen haben.
  • Separate Datenschutzhinweise für Beschäftigte Datenschutzhinweise speziell für Ihre Mitarbeitenden: Sie erklären, welche Daten Sie als Arbeitgeber verarbeiten (Gehalt, Beurteilungen, Anwesenheit, …), warum, wie lange und welche Rechte Ihre Beschäftigten haben. Fügen Sie sie als Anlage zum Arbeitsvertrag bei. Datenschutzhinweise für Beschäftigte: was Sie mitteilen müssenarrow_forward , als Anlage zum Arbeitsvertrag.
  • Ein Auftragsverarbeitungsvertrag Ein Vertrag mit Dienstleistern, die in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten (Ihre Auftragsverarbeiter). Nötig, wenn Sie Daten weitergeben, z. B. an Softwareanbieter. Was ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag?arrow_forward , wenn Sie Daten weitergeben, z. B. an Dienstleister.
  • Interne Sensibilisierung, z. B. eine jährliche DSGVO-Schulung für alle Mitarbeitenden.
celebration Sie sind auf einem guten Weg! 🎉

Mit diesem Kurs arbeiten Sie bereits an dieser Sensibilisierung. Geben Sie ihn an Ihre Kolleginnen und Kollegen weiter, damit das ganze Team an Bord ist.

menu_book Theorie · 3 von 4

Transparent gegenüber wem? Und wie lange dürfen Sie Daten aufbewahren?

groups Alle Beteiligten

Bestehende und künftige Beteiligte: Kunden und Interessenten, Mitarbeitende und Bewerber, Lieferanten und potenzielle Lieferanten sowie Dritte aller Art.

schedule Aufbewahrungsfrist

Teilen Sie für jeden Prozess klar mit, wie lange Sie Daten aufbewahren, und bewahren Sie sie nicht länger auf als unbedingt nötig. Beispiel: Unterlagen abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber löschen Sie in der Regel nach etwa 6 Monaten.

menu_book Theorie · 4 von 4

In der Praxis: So gehen Sie vor

  • Stellen Sie eine Datenschutzerklärung für Kunden und Datenschutzhinweise für Beschäftigte bereit, zugeschnitten auf Ihr Unternehmen.
  • Führen Sie ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Eine einfache Übersicht, welche personenbezogenen Daten Sie wofür nutzen. Es ist die Grundlage, um transparent zu sein und die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen. Verarbeitungsverzeichnis: Brauche ich eines?arrow_forward darüber, welche Daten Sie wofür nutzen.
  • Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, wenn Sie Daten an Dritte weitergeben.
  • Lassen Sie Führungskräfte und Mitarbeitende jährlich eine DSGVO-Sensibilisierungsschulung absolvieren.
cases Beispiel · 1 von 2

„Hat sich darum nicht mein Webentwickler gekümmert?“

Fall 1 Eine allgemeine Datenschutzerklärung + Cookie-Banner

„Mein Webentwickler hat eine Datenschutzerklärung und ein Cookie-Pop-up online gestellt, also bin ich DSGVO-konform, hat er gesagt.“

check_circle Nicht genug. Transparenz verlangt, dass Sie konkret dokumentieren, welche personenbezogenen Daten Sie nutzen, und das Wie und Warum dazu. Eine allgemeine Datenschutzerklärung und ein Cookie-Pop-up reichen nicht aus.
cases Beispiel · 2 von 2

„Wir heben alles auf, man weiß ja nie“

Fall 2 Bewerbungsunterlagen jahrelang aufbewahren

„Bewerbungen von Kandidaten, die wir nicht eingestellt haben, heben wir jahrelang auf, man weiß ja nie.“

check_circle Zu lange. Bewahren Sie nichts länger auf als unbedingt nötig, und teilen Sie die Aufbewahrungsfrist mit. Unterlagen abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber löschen Sie zum Beispiel in der Regel nach etwa 6 Monaten.
quiz Selbsttest · Frage 1 von 2
info Zählt nicht für Punkte; wählen Sie die richtige Antwort, um weiterzumachen
„Mein Webentwickler hat eine allgemeine Datenschutzerklärung und ein Cookie-Banner eingerichtet. Erfülle ich damit die Transparenzregel?“
Richtig: Eine allgemeine Datenschutzerklärung und ein Cookie-Pop-up reichen nicht. Transparenz verlangt eine konkrete Beschreibung Ihrer Verarbeitungstätigkeiten, zugeschnitten auf Ihr eigenes Unternehmen.
quiz Selbsttest · Frage 2 von 2
„Was sagt die DSGVO dazu, wie lange Sie personenbezogene Daten aufbewahren?“
Richtig: Bewahren Sie Daten nicht länger auf, als es für den Zweck nötig ist, und informieren Sie transparent über die Aufbewahrungsfrist jedes Prozesses.
summarize Zusammenfassung

Das nehmen Sie aus Modul 4 mit

  • bolt Informieren Sie proaktiv und in klarer, verständlicher Sprache, passend zu Ihrer Zielgruppe.
  • bolt Stellen Sie eine Datenschutzerklärung für Kunden und Datenschutzhinweise für Beschäftigte bereit, führen Sie ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge ab, wenn Sie Daten weitergeben.
  • bolt Informieren Sie alle Beteiligten: Kunden, Interessenten, Mitarbeitende, Bewerber, Lieferanten und Dritte.
  • bolt Teilen Sie die Aufbewahrungsfrist mit und bewahren Sie Daten nicht länger auf als unbedingt nötig.
workspace_premium Modul abgeschlossen

Modul 4 abgeschlossen 🎉

Sie wissen jetzt, wie Sie transparent informieren und welche Dokumente dazugehören. In Modul 5 geht es um die dritte Regel: Sicherheit.

lock_open 4 von 8 Modulen

Auf dem Weg zum Übungsquiz „DSGVO-Grundlagen für KMU“

Schließen Sie alle 8 Module ab und machen Sie das kostenlose Übungsquiz. Die offizielle Prüfung mit Zertifikat finden Sie in der GDPRWise-App.

check_circle Module 1-4 abgeschlossenradio_button_unchecked Module 5-8radio_button_unchecked Abschlussprüfung ≥ 70 %
workspace_premium