Ce que vous voyez ici
En haut à droite de l’application figure votre nom, avec en dessous la société dans laquelle vous travaillez actuellement et votre rôle, par exemple (Admin). Cliquez dessus et le menu du profil s’ouvre. Il comporte trois parties.
En haut, votre adresse e-mail avec un drapeau indiquant votre langue actuelle, et en dessous les liens Modifier mon profil et Se déconnecter.
Au milieu, sous Vos entreprises, la liste des sociétés auxquelles vous avez accès. La société dans laquelle vous travaillez est celle affichée dans le bloc de votre nom. Sous la liste, vous trouvez Enregistrer une nouvelle société.
En bas, les liens vers la Politique de confidentialité et les Termes et conditions de GDPRWise.
Ce que l’on attend de vous
Modifier votre profil
Modifier mon profil ouvre la fenêtre Mes paramètres avec deux onglets.
Dans Propriété de l’utilisateur, vous trouvez votre Nom, votre E-mail, le champ Langue et l’option Recevoir la newsletter, avec en dessous le bouton Changer le mot de passe. Cliquez sur Sauvegarder après chaque modification.
- Nom. C’est ainsi que vos collègues vous voient dans l’écran Administrateurs et dans les invitations.
- E-mail. Cliquez sur Changer l’adresse email pour saisir une nouvelle adresse. GDPRWise envoie un e-mail d’activation à cette adresse pour vérifier qu’elle existe et qu’elle est bien la vôtre. Assurez-vous d’y avoir accès avant de confirmer.
- Langue. Choisissez Nederlands, English, Français ou Deutsch. La langue est déjà renseignée lors de votre première connexion : GDPRWise la déduit du domaine de votre société. Ensuite, chaque utilisateur choisit sa propre langue, même si des collègues de la même société en utilisent une autre. L’application bascule immédiatement après Sauvegarder. Votre langue pilote aussi deux autres choses : vos e-mails de notification arrivent dans cette langue, et les documents générés, comme votre déclaration de confidentialité, sont rédigés dans la langue définie dans votre profil à ce moment-là. Si vous avez besoin d’un document dans une deuxième langue, changez temporairement de langue, générez-le à nouveau et revenez en arrière ; les deux versions restent sous Documents RGPD.
- Recevoir la newsletter. Activez ou désactivez à votre convenance. Si l’option est verrouillée, la newsletter a été désactivée après un e-mail rejeté ou un signalement de spam ; le support peut la réactiver.
- Changer le mot de passe. Saisissez votre mot de passe actuel, puis le nouveau deux fois, et cliquez sur Définir.
Dans Sociétés, vous voyez votre rôle par société : Propriétaire du compte, Coordinateur RGPD ou Dossier Coordinateur. Si vous avez été invité mais n’avez pas encore accepté, vous voyez le message Invitation pas encore acceptée avec le bouton Accepter l’invitation. Ce n’est qu’après acceptation que vous pouvez contribuer à ce dossier.
Passer d’une société à l’autre
Si vous travaillez pour plusieurs sociétés, par exemple comme comptable ou conseiller, cliquez sous Vos entreprises sur le nom de la société souhaitée. Le tableau de bord, les dossiers et les documents que vous voyez ensuite appartiennent à cette société. Chaque société a son propre abonnement. Si vous gérez de nombreuses sociétés à la fois, l’écran Entreprises gérées est plus pratique.
Enregistrer une nouvelle société
Enregistrer une nouvelle société démarre un nouveau dossier pour une autre société, sous le même compte. Vous parcourez le même assistant que lors de votre première inscription. La nouvelle société apparaît ensuite dans la liste Vos entreprises.
Consulter les conditions et la politique de confidentialité
En bas du menu figurent Politique de confidentialité et Termes et conditions. Ce sont les accords qui s’appliquent à votre compte : ce que GDPRWise fait de vos données et de celles de votre dossier, et les conditions dans lesquelles vous utilisez le service. Pas besoin de vous déconnecter ni d’aller sur le site web ; les deux s’ouvrent depuis l’application. Utile lorsque votre registre des traitements ou votre dossier fournisseurs doit renvoyer aux accords conclus avec GDPRWise en tant que sous-traitant. Les mêmes textes se trouvent aussi sur le site web : politique de confidentialité et termes et conditions.
Se déconnecter
Se déconnecter met fin à votre session. Sur un ordinateur partagé, c’est la seule façon d’éviter qu’une autre personne voie votre dossier.
Vous avez terminé lorsque l’application s’affiche dans votre langue, que le drapeau à côté de votre adresse e-mail indique cette langue, et que vous voyez sous Vos entreprises chaque société pour laquelle vous travaillez.
Prochaine étape
Pour donner à des collègues l’accès à un dossier, ce n’est pas ici que cela se passe, mais dans l’écran Administrateurs. Si vous recevez des e-mails dans une langue inattendue, vérifiez d’abord le champ Langue de votre profil. Si quelque chose ne fonctionne pas, contactez-nous via aide et support.