RH & Recrutement
RGPD en RH et recrutement : données des candidats, conservation des CV, viviers de talents, IA dans la sélection et dossiers du personnel.
Recrutement et RGPD : une checklist pratique pour les employeurs
Vous voulez évaluer tout votre processus de recrutement d'un coup ? Commencez ici.
Les six premières étapes
Suivez-les dans cet ordre, de la collecte des bonnes données à la vérification de votre documentation.
- 1 Étape 1Quelles données personnelles pouvez-vous collecter auprès des candidats ? Déterminez d'abord quelles données de candidats vous collectez et si elles vous sont nécessaires.
- 2 Étape 2Quand et comment informer les candidats de l'utilisation de leurs données personnelles ? Assurez-vous que les candidats reçoivent l'information requise au bon moment.
- 3 Étape 3Notice de confidentialité candidats : que doit-elle contenir ? Créez ou révisez la notice de confidentialité candidats.
- 4 Étape 4Combien de temps pouvez-vous conserver le CV d'un candidat ? Fixez des durées de conservation adaptées à vos données de recrutement.
- 5 Étape 5Que deviennent les données d'un candidat lorsqu'il devient salarié ? Gérez correctement le passage du recrutement à l'emploi et la politique du personnel.
- 6 Étape 6De quels documents RGPD un employeur a-t-il besoin ? Terminez par un panorama de la documentation RGPD que l'employeur doit avoir.
Selon les cas
Sujets spécifiques à traiter dès qu'ils se présentent dans votre processus.
Comment gérer les risques pour la santé au travail sans demander de détails médicaux aux candidats ? arrow_forward
La sécurité au travail peut nécessiter des informations de santé, sans justifier des questions médicales illimitées lors du recrutement. Découvrez ce que l'employeur doit savoir et ce qui relève de la santé au travail.
Puis-je conserver une copie de la carte d'identité d'un salarié ? arrow_forward
Normalement non : ne conservez une copie que lorsqu'une règle légale spécifique l'exige et qu'un contrôle visuel ou la prise de note des données nécessaires ne suffit pas.
Quelles données de la carte d'identité d'un salarié puis-je enregistrer ? arrow_forward
N'enregistrez que les données nécessaires à une finalité RH concrète et licite ou à une obligation légale ; le fait qu'une donnée figure sur la carte ne suffit pas.
Puis-je demander à un salarié de présenter sa carte d'identité ? arrow_forward
Oui, lorsque c'est nécessaire pour vérifier son identité, mais cela ne vous donne pas automatiquement le droit de copier la carte ni d'enregistrer toutes les données qui y figurent.
Puis-je lire électroniquement l'eID d'un salarié ? arrow_forward
Pas comme procédure standard automatique : n'utilisez un lecteur de cartes qu'avec une base légale appropriée et ne lisez que les données nécessaires à la finalité concrète.
Puis-je utiliser et conserver le numéro d'identification national d'un salarié ? arrow_forward
Vous pouvez traiter le numéro lorsque c'est nécessaire et légalement permis pour la sécurité sociale, la paie ou d'autres obligations légales, mais pas comme identifiant interne général.
Pouvez-vous utiliser ChatGPT ou d'autres outils d'IA pour analyser des CV ? arrow_forward
Coller le CV d'un candidat dans un outil d'IA est un traitement de données personnelles. Ce qu'il faut vérifier chez le fournisseur, ce qu'il faut téléverser, et où commence le vrai risque.
Faut-il un consentement pour conserver le CV d'un candidat ? arrow_forward
Le consentement n'est pas requis pour le poste lui-même. Pour conserver le CV ensuite, vous disposez de deux voies praticables, et voici comment choisir.
Pouvez-vous conserver les CV de candidats non retenus pour de futures offres ? arrow_forward
Conserver les CV de candidats refusés pour de futurs postes est une finalité distincte sous le RGPD. Comment rester transparent, choisir une base légale et fixer une durée.
Pouvez-vous contacter d'anciens candidats au sujet d'une nouvelle offre ? arrow_forward
Un poste se libère et vous pensez à un bon candidat de l'an dernier. Pouvoir lui écrire dépend de la raison pour laquelle vous détenez encore ses données et de ce que vous lui aviez dit.
Les erreurs RGPD les plus fréquentes en recrutement arrow_forward
Quatorze erreurs de confidentialité que les employeurs commettent le plus souvent en recrutement, de conserver chaque CV indéfiniment à coller des données dans des outils d'IA.
L'IA peut-elle rejeter automatiquement un candidat ? arrow_forward
L'article 22 du RGPD pose une interdiction de principe, et non un droit que le candidat devrait invoquer. Ce que cela implique avant d'activer le rejet automatique.
Utiliser l'IA en recrutement : ce que les employeurs doivent savoir arrow_forward
L'IA peut rédiger des offres, résumer des CV et classer des candidats, mais elle ne déplace pas vos responsabilités RGPD. Ce qu'il faut vérifier avant de déployer une IA de recrutement.
Pouvez-vous consulter le profil LinkedIn d'un candidat ? arrow_forward
Un profil LinkedIn public reste une donnée personnelle. Le consulter pendant un recrutement est souvent défendable, mais seulement si l'information utilisée est réellement pertinente pour le poste.
RGPD et AI Act en recrutement : comment s'articulent-ils ? arrow_forward
L'IA de recrutement peut relever à la fois du RGPD et de l'AI Act européen. Les deux cadres se recoupent mais ne font pas la même chose, et respecter l'un ne suffit pas.
Pouvez-vous analyser les réseaux sociaux des candidats ? arrow_forward
Chercher le nom d'un candidat prend quelques secondes et révèle bien plus qu'un CV. C'est précisément pourquoi le screening des réseaux sociaux crée des risques RGPD et de discrimination.
Quand faut-il supprimer les données des candidats ? arrow_forward
Le recrutement produit des données plus vite que la plupart des organisations n'en suppriment. Comment décider quand les données doivent partir, et où se cachent les copies oubliées.
Comment créer un vivier de talents conforme au RGPD ? arrow_forward
Un vivier n'est pas l'autorisation de conserver tous les CV jamais reçus. Comment définir sa finalité, sa base légale, sa durée, ses règles d'accès et son processus de suppression.